Sachdarstellung:

Im digitalen Informationszeitalter stehen die Kommunalverwaltungen vor der Herausforderung, eine moderne und leistungsfähige Verwaltung aufzubauen und dauerhaft vorzuhalten, die Prozesse innerhalb der Verwaltung sowie mit Bürgerinnen und Bürgern und der Wirtschaft zu digitalisieren und dazu den Investitions- und Fachkräftebedarf im IT-Bereich zu bewältigen. Die Kommunen im Land Brandenburg treffen verschiedene gesetzliche Verpflichtungen zur Umsetzung digitaler Verwaltungsprozesse.

 

Mit dem Inkrafttreten des Brandenburgischen E-Government-Gesetzes (BbgEGovG) im

November 2018 nehmen die Anforderungen an die brandenburgischen Kommunen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik weiter zu. Einzurichten sind nach dem Brandenburgischen E-Government-Gesetz:

 

•      der elektronische Zugang zur Verwaltung per E-Mail,

•              die Informationsbereitstellung über die Verwaltung in öffentlich zugänglichen Netzen,

•      elektronische Bezahlmöglichkeiten,

•      die elektronische Rechnungslegung,

•      eine Georeferenzierung,

•      die Bereitstellung von Daten in öffentlich zugänglichen Netzen,

•      die elektronische Aktenführung auf freiwilliger Basis,

•      die elektronische Akteneinsicht,

•      sowie die Verwaltungsprozessoptimierung,

Alle diese Aufgaben sind gleichermaßen schrittweise zu bewältigen.

Auf Grundlage des § 1 Absatz 1 des Onlinezugangsgesetz (OZG) werden zudem Bund, Län­der und Kommunen verpflichtet, bis zum Jahr 2022 sämtliche Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Der IT-Planungsrat des Bundes hat auf der kommunalen Ebene rund 460 Verwaltungsleistungen eruiert, die digital anzubieten sind.

Des Weiteren besteht erhöhter Investitionsbedarf in die technische Infrastruktur der Verwal­tung aufgrund externer Einflüsse wie zum Beispiel die technische Um- bzw. Aufrüstung auf­grund IT-Sicherheitsanforderungen und datenschutzrechtlicher Vorgaben (EU-DSGVO). Ferner gilt es dem Fachkräftemangel mit effizienten Mitteln entgegenzuwirken.

In den vergangenen Jahren hat sich somit eine stetig steigende Komplexität und Verfügbar­keitsanforderung an die technikunterstützte Informationsverarbeitung des gemeindlichen Wirkungskreises ergeben, die mit steigenden IT-Kosten einhergehen und in den kommenden Jah­ren aufgrund der oben genannten gesetzlichen Anforderungen anhalten werden, der mit ent­sprechend hochverfügbaren technischen Infrastrukturen Rechnung getragen werden muss.

Bislang verfügten die brandenburgischen Kommunen über keinen kommunalen IT-Dienstleister innerhalb des Landes Brandenburg, der umfassende technische Dienstleistungen für Städte, Gemeinden, Ämter und Verbandsgemeinden bereitstellte.

Um die anstehenden Aufgaben effektiv zu bewältigen, bedarf es insofern einer Flankierung durch kommunale Selbstverwaltungsstrukturen. Ein leistungsfähiger kommunaler IT-Zweck- verband kann die interkommunale Antwort auf die anstehenden Herausforderungen in den Bereichen E-Government, OZG-Umsetzung und Digitalisierung auf der gemeindlichen Ebene sein.

Erste sehr gute Erfahrungen wurde auf Ebene der Städte, Gemeinden und Ämter bei der Re­alisierung der elektronischen Personenstandsregister gemacht. Seit dem Jahr 2012 wird diese Aufgabe für fast alle Standesämter in gemeinsamer Kooperation mit dem Kommunalen Re­chenzentrum Cottbus (KRZ Cottbus als Eigenbetrieb der Stadt Cottbus) sehr erfolgreich realisiert. Alle Standesämter (nur 5 brandenburgische Standesämter nutzen andere Lösungen) sind mit der Wahrnehmung der Aufgabe durch das KRZ Cottbus sehr zufrieden. Die Aufgabe wird in Cottbus effizient und zuverlässig durchgeführt.

Neben der Führung der elektronischen Personenstandsregister hat das KRZ Cottbus als kom­munaler Eigenbetrieb der Stadt Cottbus seit dem Jahr 2011 mittlerweile 10 Jahre Erfahrungen als kommunaler IT-Dienstleister erworben. Er hat sich dabei ein gewachsenes Knowhow in diesem Bereich angeeignet. Er verfügt über langjährige praktische Erfahrungen bei der Betreuung und dem Betrieb eines BSI-zertifizierungsfähigen Hochleistungsrechenzentrums mit derzeit ca. 600 virtuellen Servern, 1.400 Arbeitsplätzen sowie 120 Fachverfahren für der Stadt Cottbus. Es betreut daneben weitere Mandanten wie die Landesstiftung Fürst-Pückler-Museum. Die Stadt Cottbus bietet jetzt allen Kommunen die Nutzung des KRZ Cottbus für weitere Aufgaben unter der Fortführung als Zweckverband an.

Der Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg übernimmt alle klassischen Aufgaben eines - in den meisten Bundesländern eingeführten - kommunalen IT-Dienstleisters. Er wird mittels Schnittstellenschaffung und Standardisierung zudem Lösungen zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetz schnell, zuverlässig und nutzerorientiert anbieten können.

Online-Verwaltungsleistungen und Digitalisierungsprojekte können durch Konzentration, Vernetzung und Spezialisierung in interkommunaler Kooperation über den Zweckverband effektiver und schneller ausgerollt werden. Durch die Bündelung der IT-Ressourcen kann eine Stei­gerung der Leistungsfähigkeit, verbunden mit der Steigerung der Auslastungen der Investitio­nen, erzielt werden.

Die Gründungsmitglieder haben im März und Juni 2019 im Rahmen entsprechender Befra­gungen zur Erhebung des Bedarfs an IT-Leistungen bekundet, welchen Aufgaben sich der Zweckverband vordringlich annehmen soll. Folgende Aufgaben wurden von den Gründungs­mitgliedern priorisiert, diese Priorisierung wird in das derzeit zu erarbeitende Arbeitsprogramm 2020/2021 aufgenommen werden:

❖    Beratung im Bereich E-Government, IT-Strategie sowie der IT-Sicherheit

❖    Hosting von zunächst sechs Fachverfahren:

1.    Meldewesen: Fachverfahren Meso inklusive Umstellung auf die neue Software­generation VOIS, Fa. HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH

2.    Gewerbewesen: Fachverfahren Geso inklusive Umstellung auf die neue Soft­waregeneration VOIS, Fa. HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH

3.    Kommunales Finanzwesen: Fachverfahren „pro Doppik“, H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH

4.    Personenstandswesen: Fachverfahren AutiSta® und Zentrales elektronisches Personenstandsregister, Fa. Verlag für Standesamtswesen

5.    Liegenschaftswesen: Fachverfahren Archikart, Fa. ARCHIKART Software AG

6.    Personalabrechnung und Personalmanagement: Fachverfahren P&l LOGA, Fa. P&l Personal & Informatik AG

❖    Dokumentenmanagementsystem zur Führung elektronischer Akten

❖    Aus- und Fortbildung im Bereich der kommunalen Fachverfahren

❖    Unterstützungsleistungen im Bereich des Datenschutzes.

❖            Nach der Umsetzung der oben genannten prioritären Bedarfe können die Zweckverbandsmitglieder alle gemäß Verbandssatzung festgelegten Leistungen beim Zweckverband abrufen sowie die Durchführung weiterer Aufgaben priorisieren. Dabei können die Verbandsmitglieder alle kommunalen IT-Dienstleistungen des Zweckverbandes ganz oder teilweise in freier Entscheidung nutzen (Cafeteria-Prinzip); es gibt keinen Kontrahierungszwang. Durch den Abschluss von Rahmenverträgen und gemeinsamen Ausschreibungen werden im Zweckverband Synergieeffekte genutzt werden können.

❖            Die Vereinbarung über die Verbandssatzung des Zweckverbandes mit 20 Gründungsmitgliedern wurde vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg am 10. März 2020 kommunalaufsichtlich genehmigt und am 8. April 2020 im Amtsblatt für Brandenburg, Nummer 14, Seite 290, öffentlich bekannt gemacht. Am Tag nach der Bekanntmachung, den 9. April 2020, ist der Zweckverband entstanden. Alle Gründungsmitglieder sind in der Anlage 1 der Verbandssatzung aufgeführt.

❖            In der konstituierenden Verbandsversammlung am 20. Mai 2020 in der Stadt Hohen Neuendorf haben die 20 Verbandsmitglieder einstimmig den Beitritt zum Zweckverband der nachfolgenden neun Kommunen mit der Ersten Änderungssatzung beschlossen: Amt Lindow (Mark,) Gemeinde Heideblick, Amt Kleine Elster (Niederlausitz), Stadt Altlandsberg, Gemeinde Panketal, Amt Niemegk, Gemeinde Märkische Heide, Gemeinde Rüdersdorf bei Berlin sowie Stadt Fürstenberg/Havel.

❖            Die Erste Satzung zur Änderung der Verbandssatzung des Zweckverbandes „digitale Kommunen Brandenburg“ enthält darüber hinaus die Änderung des Namens des Zweckverbandes in Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg, die Änderung der Regelung zur örtlichen Prüfung des § 14 sowie einige redaktionelle Änderungen. Der Antrag auf Genehmigung der 1. Satzung zur Änderung der Verbandssatzung wurde am 12. Juni 2020 gestellt und vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg am 23. Juni 2020 erteilt. Die Erste Satzung zur Änderung der Verbandssatzung ist am 15. Juli 2020 im Amtsblatt für Brandenburg Nr. 28, Seite 617, bekannt gemacht worden und am 16. Juli 2020 wirksam in Kraft getreten.

❖            In der 2. Verbandsversammlung am 24. September 2020 in der Stadt Cottbus haben die 29 Verbandsmitglieder einstimmig den Beitritt zum Zweckverband der nachfolgenden acht Kommunen mit der Zweiten Änderungssatzung beschlossen: Stadt Bernau bei Berlin, Gemeinde Michendorf, Amt Biesenthal-Barnim, Gemeinde Schorfheide, Stadt Beelitz, Landeshauptstadt Potsdam, Stadt Kremmen, Gemeinde Zeuthen.

❖            Der Antrag auf Genehmigung der 2. Satzung zur Änderung der Verbandssatzung wurde vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg am 2. Dezember 2020 erteilt. Die Zweite Satzung zur Änderung der Verbandssatzung ist am 23. Dezember 2020 im Amtsblatt für Brandenburg Nr. 51, Seite 1339, bekannt gemacht worden und am 24. Dezember 2020 wirksam in Kraft getreten.

❖            Am 11.März 2021 hat die Verbandsversammlung in Ihrer 4. Sitzung den Beitritt zum Zweckverband nachfolgender Kommunen beschlossen: Amt Brück, Amt Gransee und Gemeinden; Gemeinde Heidesee; Gemeinde Schipkau; Stadt Falkensee; Stadt Lauchhammer; Stadt Werneuchen

❖            Der Antrag auf Genehmigung der 3. Satzung zur Änderung der Verbandssatzung wurde vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg am 10. Mai 2021 erteilt. Die Dritte Satzung zur Änderung der Verbandssatzung ist am 2. Juni 2021 im Amtsblatt für Brandenburg Nr. 21, Seite 493, bekannt gemacht worden 03.06 wirksam.

❖            In der 5. Verbandsversammlung am 01.12.2021 wurde der Beitritt nachfolgender Kommunen einstimmig beschlossen: Amt Dahme/Mark, Amt Elsterland, Gemeinde Tauche, Gemeinde Woltersdorf, Gemeinde Wustermark, Stadt Bad Freienwalde (Oder), Stadt Wittstock/Dosse, Zweckverband Bauhof TKS

❖            Der Antrag auf Genehmigung der 4. Satzung zur Änderung der Verbandssatzung wurde vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg am 03.Februar 2022 erteilt. Die Vierte Satzung zur Änderung der Verbandssatzung ist am          23. Februar 2022 im Amtsblatt für Brandenburg bekannt gemacht worden und 24 02.22 wirksam.

Die Stimmrechte der Verbandsmitglieder sind in § 6 der Verbandssatzung geregelt und richten sich nach den Umsatzerlösen des Vorjahres. In den ersten beiden Kalenderjahren nach der Zweckverbandsbildung haben die Verbandsmitglieder die in der Anlage 2 geregelten Stimmen. Auf das Amt Peitz/ Picnjo entfallen 5 Stimmen.

Die vom Zweckverband erhobenen Entgelte sollen die Kosten für die Leistungserbringung decken. Nur bei darüberhinausgehendem Finanzbedarf wird eine Verbandsumlage erhoben, die sich am Stimmverhältnis der Mitglieder untereinander (und damit faktisch am Umsatz des Vorjahres) festmacht. Die Kosten, die mit der Mitgliedschaft zum Zweckverband auf das jeweilige Mitglied entfallen, können sich mit aufwachsender Mitgliederzahl verringern.

Das Amt Peitz/ Picnjo wird in der Anfangsphase vor allem die IT-Entwicklungsberatung, das Know-how bezüglich E-Akten und Prozessen sowie Betreuung und Support vorhandener Fachanwendungen nutzen.

Zudem erhebt der Zweckverband für fünf Jahre einen jährlichen Mitgliedsbeitrag:

1.            in  Höhe von 2.000,- Euro netto für Mitglieder bis 9.999 Einwohnern,

2.            in  Höhe von 4.000,- Euro netto für Mitglieder mit 10.000 bis 24.999 Einwohnern,

3.            in  Höhe von 6.000,- Euro netto für Mitglieder ab 25.000 Einwohnern.

Das Amt Peitz/Picnjo hat mit derzeit 10.942 Einwohner (Stand:08.02.2022) für fünf Jahre einen jährlichen Mitgliedsbeitrag von 4.000- Euro zu entrichten. Alle weiteren Leistungen sind nach dem Leistungsportfolio des Zweckverbandes (ohne Kontrahierungszwang) abrufbar. Der Zweckverband erweitert Leistungsportfolio bedarfsgerecht und schrittweise.

Die Vorteile der Bildung des Zweckverbandes sind u.a. die Steigerung der IT-Sicherheit bei stetig wachsenden Anforderungen sowie der effektivere Schutz personenbezogener Daten. Der Zweckverband wird seine Dienstleistungen aus einem BSI-zertifizierungsfähigen Hoch­leistungsrechenzentrum des Technischen Finanzamtes Cottbus anbieten. Durch die Auftei­lung in mehrere Sicherheitsbereiche, den Einsatz von Brandmelde- und Löschanlagen, hoch­moderne Klimatechnik, die redundante Anbindung an das Telekommunikations- und Elektrizitätsnetz und der Einsatzbereitschaft eines Notstromgenerators werden hohe bauliche und datenschutzrechtliche Sicherheitsstandards sowie Anforderungen an die Hochverfügbarkeit der technischen Infrastrukturen und Leistungserbringungen erfüllt.

Der administrative IT-Fachbereich vor Ort kann durch Konzentration, Vernetzung und Spezia­lisierung der IT-Aufgaben unterstützt und entlastet werden. Durch einheitliche, effiziente und durch digital unterstützte Prozesse können verwaltungsinterne Abläufe und Entscheidungsprozesse gestrafft und die Qualität der Leistungen für Bürger und Unternehmen verbessert werden.

Die gemeinsame Auswahl und der gemeinsame Betrieb von IT-Anwendungen tragen zur kommunalübergreifenden IT-Standardisierung bei, mit der schnell und flexibel auf neue gesetzliche Anforderungen und Vorgaben zur Umsetzung von Onlineangeboten reagiert werden kann.

Strategische kommunale Ziele können durch die interkommunale Kooperation effizienter mit­einander verfolgt und umgesetzt werden. Die Verbandsmitglieder können als gemeinsamer Partner eine viel stärkere Position gegenüber Dritten, wie den Fachverfahrensherstellern und weiteren Dienstleistern, einnehmen und vertreten.

Die nachhaltige Beherrschung der Kostenentwicklung im IT-Bereich durch die Erschließung von Synergiepotentialen bietet nicht zuletzt einen wesentlichen Vorteil bei stetig steigenden IT-Kosten. Mit weiteren Beitritten brandenburgischer Kommunen zum Zweckverband ist auf­grund der rasanten Entwicklung der IT-System, der wachsenden Komplexität kommunaler Fachverfahren, der stetig wachsenden Anforderungen im IT-Sicherheitsbereich sowie der fortschreitenden Vernetzung bestehender Register und Fachbereiche zu rechnen.

Der Beitrittsantrag zum Beitritt zum Zweckverband bedarf einer Zustimmung der Verbandsversammlung. Wegen der dafür notwendigen Änderung der Verbandssatzung kann das konkrete Datum des Beitritts von der Stadt, der Gemeinde, dem Amt, der Verbandsgemeinde nicht vorgegeben werden. Aus diesem Grund wird im Beschlusstext unter Ziffer 1 vom „nächstmöglichen Zeitpunkt“ gesprochen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anlagenverzeichnis:

Verbandssatzung des Zweckverbandes Digitale Kommunen Brandenburg inklusive Anlagen 1 und 2

 

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt:

1.       Das Amt Peitz tritt dem Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg unter Bezugnahme auf die beigefügte Verbandssatzung nebst Anlagen zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Mitglied bei.

2.       Die Amtsdirektorin wird beauftragt, einen entsprechenden Antrag zum Beitritt zum nächstmöglichen Zeitpunkt an den Zweckverband zu richten (§32 Abs. 1 S. 1 GKGBbg).

Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten und Forderungen sollen mit dem Beitritt nicht auf den Zweckverband übergehen (§ 32 Abs. 1 S.2 GKGBbg)

 

Finanzielle Auswirkungen auf den Ergebnishaushalt:                          ja/nein:
Mittel stehen zur Verfügung	ja	Mittel stehen nicht zur Verfügung
Produkt/Kostenstelle	Budget	Art (ET, AW)*	HH-Jahr	Betrag in €
11107.1001/5291100	1207	AW	2022	4.000,00
			2023	4.000,00
Finanzielle Auswirkungen auf den investiven Finanzhaushalt:            ja/nein
Mittel stehen zur Verfügung		Mittel stehen nicht zur Verfügung
Produkt/Kostenstelle	Maßnahme	Art (EZ, AZ)*	HH-Jahr	Betrag in €
Folgekosten:                                                                                               ja/nein
Art der Folgekosten (z.B. Abschreibung, Bewirtschaftungk.. Unterhaltung )			Jahr	Umfang in €
*)     ET...Ertrag    AW…Aufwand                               *)     EZ…Einzahlung   AZ…Auszahlung