Sachdarstellung:

Mit der letzten Änderung der Kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKV) sind die Wertgrenzen für Auftragsvergaben neu gefasst worden. Zur Nutzung der neuen Möglichkeiten in für das Amt Peitz sinnvoller Größenordnung ist eine interne Dienstanweisung erlassen worden (Details weiter unten). Zusätzlich wird der Ablauf der Beschlussfassung bei förmlichen Vergabeverfahren geändert, um das Verfahren zu erleichtern und zu beschleunigen und die Mitwirkungsmöglichkeiten der Gremien zu verbessern.

Änderung des Ablaufs der Beschlussfassung in den Gremien

Bislang sind Auftragsvergaben erst nach Durchführung des förmlichen Vergabeverfahrens zur Beschlussfassung in das zuständige Gremium gegeben worden. Dies führte dazu, dass die Gemeindevertreter bzw. Stadtverordneten letztlich nur noch den Vergabevorschlag bestätigen, darüber hinaus aber keinerlei Einfluss mehr auf das zugrundeliegende Vorhaben nehmen konnten.

Ab sofort werden die Gremien vor Beginn des förmlichen Vergabeverfahrens einbezogen. So kann im Gremium über das der beabsichtigten Vergabe zu Grunde liegende Vorhaben ergebnisoffen diskutiert und ggf. noch Abstand davon genommen werden, ohne ein Vergabeverfahren aufheben zu müssen. Inhalt des Beschlussvorschlags sind mindestens: Art und Umfang der Leistung, die beabsichtigte Vergabeart, die Anzahl der zu beteiligenden Unternehmen und eine detaillierte Kostenschätzung. Die Sicherung der benötigten Haushaltsmittel ist durch die Finanzverwaltung zu bestätigen.

Nach Beschlussfassung wird die detaillierte Leistungsbeschreibung durch die Verwaltung unter Berücksichtigung der Vorgaben aus der Gremienentscheidung erstellt. Das sich anschließende Vergabeverfahren ist, einschließlich Zuschlagserteilung, im Rahmen der laufenden Verwaltung durchzuführen. Das beschlussfassende Gremium wird im öffentlichen Teil der nächsten Sitzung über den erteilten Zuschlag informiert.

Beschlussvorlagen sind bei allen Vergaben ab einer Auftragswertschätzung, bei der mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen sind, zu erstellen. (Beschluss vor Vergabeverfahren) Bei Direktaufträgen ist es ausreichend, nach Einholung des Angebotes in die Sitzung zu gehen. Die jeweiligen Wertgrenzen in der Hauptsatzung sind weiterhin zu beachten. Dies gilt so lange, bis die Wertgrenzen in den Hauptsatzungen angepasst werden.

Rechtlicher Hintergrund und Umsetzung der Wertgrenzenänderung für das Amt Peitz

Mit der am 19.06.2025 in Kraft getretenen Verordnung zur Änderung der KomHKV wurden die Wertgrenzen neu gefasst. Auf Grundlage der Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit wurden diese Wertgrenzen durch eine interne Dienstanweisung im Amt Peitz wie folgt festgelegt:

Direktaufträge, das heißt, Vergaben ohne die Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens, können

-       bis zu einem Auftragswert von 4.200 € netto für Liefer- und Dienstleistungen,

-       bis zu 10.000 € netto für Bauleistungen und

-       bis zu einer Auftragssumme von 25.000 € netto bei freiberuflichen Leistungen/Planungsleistungen

ohne die Einholung von Vergleichsangeboten durchgeführt werden.

Ab Auftragswerten von 4.200 € bis 25.000 € netto bei Liefer- und Dienstleistungen bzw. ab 10.000 € bis 25.000 € netto bei Bauleistungen sind mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen.

Die ausführliche Dokumentation der jeweiligen Auftragsvergaben ist in allen Fällen zu beachten. Bei dringend zu erteilenden Aufträgen oberhalb der o.g. Grenzen für Direktaufträge ist eine Einzelfallprüfung durch die Vergabestelle durchzuführen. Gesondert zu betrachten sind Vergaben mit Zuwendungen/Fördermitteln. Hier sind die jeweiligen Richtlinien der Fördermittelgeber ausschlaggebend.

Anlagenverzeichnis:

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Beschlussvorschlag:

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